ヘンティスベイ町役場での最初の活動！

ヘンティスベイ町役場に来て自分の仕事部屋に指定されたのが屋根裏にある図面のある部屋でしたね。その部屋に通された時には本当に唖然としました（笑）。

その図面部屋がこんな感じです。

同僚「ここには上下水道、道路、区画図などヘンティスベイのインフラ全ての図面があるから何かあればここでチェックするといいよ。」

と同僚は言ってましたが、図面をチェックするも何も図面があちこちに散乱していてどこに何があるのかはわからないし、図面をチェックするためのデスクには図面が置きっぱなしになっているし、とんでもない環境でしたね。

今回はヘンティスベイ町役場での図面管理の現状と問題点、そしてその改善活動についてレポートします。

図面は紙が主体の現状

図面部屋がそうだったように、このヘンティスベイ町役場では図面はA1やA2サイズの紙が主体で管理されていますね。AutoCADなどを使った電子データ管理はまだ導入されていないようです。建設コンサルタントがAutoCADで書いた図面をA1かA2サイズで印刷して役場に納品する形をとっているようです。新規の工事が始まる時は必ずA1かA2サイズの紙の図面をプロジェクトマネージャーなどから渡されますね。

紙が主体なので事務所で確認したり、現場に持っていったりすると当然ながら汚れたり破れたりしますが新しく印刷する方法がない（電子データがないので新しく印刷できないのとA1やA2サイズなので大きくてコピー機で部分的にしかコピーできない、主に２つの理由）のでそのまま使っていたりします。

こんな感じで破れたのをテープでつなぎ合わせて使っています。見えにくくなったところはボールペンでなぞって濃くしていたりもします（笑）。

それから建物を管理する部署では、区画割りの図面（タウンマップのようなもの）をコピーする必要があるようなんですが、A1やA2サイズの大きな図面から該当の建物を探してその部分をA4にコピーしています。ものすごく効率が悪いし、大きな図面を折ってコピーしているため、上の写真と同じように破れていたりします。

こんな感じで破れていて、破れた箇所や折り目のところは数字が読みづらくなっていますね。

このように紙主体で図面を管理しているので結構な問題が発生しています。

図面部屋の整理と電子データ管理の導入

まず最初に取り組んだのは図面部屋の整理でした。これが結構大変でしたね。閲覧しやすいように「道路」、「上水道」、「下水道」、「区画測量図」、「写真」、「その他図面」というようにグループ分けをして整理していきました。

整理をしていく過程で色々と分かったことがあったんで整理自体は大変でしたがこれはこれで面白かったですね。例えば昔撮影したであろう航空写真が何枚かあったんですが、ヘンティスベイという町の当初の姿を見ることができたり、昔はAutoCADなどのソフトウェアがなかったので手書きの図面が主体だったことなど。あとは整理しながらインフラ全体の概要をつかむこともできましたね。勉強になりました。

こんな感じで整理をして図面部屋らしい部屋にすることができました。図面の種類を表示をして何かどこにあるのかもわかるようにしました（日本ならラミネートして貼るんですがそんなものはないので紙にガムテープです（笑））。それから図面チェック用のデスクには、図面を置きっぱなしにしないように注意書きも貼りましたね。

 この図面部屋の整理がヘンティスベイ町役場での最初の活動でしたね。整理した後はみんな部屋に来ては、「すごく探しやすくなって便利になった」と言ってくれますね。やった甲斐がありました。

現在は次の段階である図面の電子データ化を進めています。これがまた問題がたくさんあってなかなか苦戦していますね。これについてはまた次回レポートします。

まとめ

今回はヘンティスベイ町役場での図面管理の現状と問題点、その改善活動の一部をご紹介しました。ヘンティスベイ町役場には図面を閲覧、チェックできる部屋があるんですが、赴任当初は散らかっていてどこに何の図面があるのか分からないすごい状況であったこと、図面はA1やA2サイズの紙が主体で管理されているため、繰り返し使用していると汚れたり破れたりして見づらくなって問題であるということをレポートしました。

図面部屋は散らかっていた図面を種類別に整理整頓し、さらに表示をすることで探しやすく綺麗な図面部屋に改造しました。そして現在は電子データ主体の図面管理を導入するべく、日々活動しています。これについてはまた次回ご紹介します。

それでは、今回はこのへんで。

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